1.   機能説明(パソコン)      【イベント管理機能】

(1)             イベントへの参加申込

 

メニューより「イベント管理機能」をクリックすると、イベント情報一覧画面が表示されます。

イベント情報一覧画面では、ログインユーザが参加対象、またはログインユーザが管理可能なイベントが一覧表示されます。

名称リンクをクリックすると、対象のイベントの詳細画面が示されます

参加申込を行いたい「募集中」のイベントがある場合、

イベント情報一覧画面の「参加申込」リンクまたは、イベント詳細情報画面の「参加申込」リンクをクリックしてください。

 

 

 

 

 

 

「参加申込」リンクをクリックすると、イベント参加申請画面が表示されます。

内容を確認し、「参加申込」ボタンをクリックしてください。

ただし、提出物やイベント管理者による追加項目が必須の場合、項目に応じて入力・選択しなければ、参加申込をすることができません。

提出物やイベント管理者による追加項目が存在しない、または必須ではない場合、そのまま参加申込を行うことができます。

 

対象のイベントがキャンセル待ち「有」の場合、募集人数を超えて参加申込を行うことができます。

その場合、申込状況は「キャンセル待ち」となり、キャンセル者が出るまで参加申込はされません。

 

対象のイベントの参加方法が「承認制」の場合、参加申込後の申込状況は「参加承認待ち」となります。

イベント管理者が参加申込を承認するまで、イベントへの参加は認められません。

イベント参加申込が承認、否認された場合は、メッセージが届きます。

対象のイベントの参加方法が「先着制」の場合は、参加申込後の申込状況は「参加承認済」となり、イベントに参加することができます。

 

対象のイベントへ既に参加申し込みを行っていた場合、そのイベントへの申込回数が設定された申請可能回数を超えている状態であれば

参加申込は行えません。その場合、他の自分の参加申込をキャンセルする必要があります。この申請可能回数はイベントにより異なります。

 

(2)         イベント申込キャンセル

 

イベントの終了時刻まではイベントへの参加申込をキャンセルすることができます。

イベントへ参加が難しくなった場合は、速やかに申込キャンセルを行ってください。

 

参加申込済みのイベントは、イベント情報一覧画面で「申込済」と表示されます。

「申込済」リンクをクリックし、イベント参加申請画面を表示します。

※開催日時を過ぎたイベントの場合は、リンク表示されません。

参加申込済みのイベントの場合、「申込キャンセル」ボタンが表示されます。

「申込キャンセル」ボタンをクリックすると、参加申込をキャンセルします。

(3)         イベント申込情報更新

 

参加申込済みのイベントに、提出物やイベント管理者による追加項目が指定されている場合、申込時に入力した情報を更新することができます。

()イベント申込キャンセルと同様に、「申込済」リンクをクリックし、イベント参加申請画面を表示します。

 

提出物やイベント管理者による追加項目が指定されている場合、「申込情報更新」ボタンが表示されます

イベント参加申請画面から指定された項目を再入力し、「申込情報更新」ボタンを押すと、申込時に入力した情報が更新されます。


 

 

(4)         イベントの登録

 

サブメニューの「イベント新規作成」をクリックすると、イベント新規作成画面が表示されます。

イベント新規作成画面では、新しくイベントを登録することができます。

必須項目を全て記入して、登録してください。

開催場所には、必ず出欠管理ありの施設を指定して下さい。

出欠管理なしの施設を指定したい場合は、別の開催場所に、移動端末を指定して下さい。

作成したイベントは、登録したユーザとポータル管理者のみ、閲覧・管理(編集・削除)することができます。

 

(5)         イベントの管理

 

サブメニューの「イベント情報管理」をクリックすると、イベント情報管理画面が表示されます。

イベント情報管理画面では、ログインユーザが管理可能な全てのイベントが表示されます。

 

施設管理ありの施設を開催場所に指定している場合、施設予約状況を確認することができます。

CSVファイル出力」ボタンをクリックすると、画面に表示されているイベントの内容情報、開催情報、参加者情報がCSVファイルで出力されます。

 

イベント名をクリックすると、イベント情報編集画面に遷移されます(詳細は後述の「(6)イベントの編集・削除」を参照)

 

「イベント参加者管理」ボタンをクリックすると、イベント参加者管理画面に遷移されます(詳細は後述の「(7)イベントの参加者・出欠情報」)

 

 


 

(6)         イベントの編集・削除

 

イベント情報一覧・イベント情報管理画面から、ログインユーザが管理可能なイベント名をクリックすると、イベント情報編集画面が表示されます。

イベント情報編集画面では、ログインユーザが登録したイベントを編集・削除することができます。

イベントを更新したい場合は、必須項目を全て記入してください。

ただし、一度登録された開催設定の開催日時は、変更することはできません。

イベントを削除したい場合は、「削除」ボタンをクリックして下さい。


 

 

(7)         イベントの参加者・出欠情報

 

イベント情報管理画面から、「イベント参加者管理」ボタンをクリックすると、対象のイベント参加者管理画面が表示されます。

イベント参加者管理画面には、対象のイベントに参加(出欠)した全てのユーザが表示されます。

 

出欠を行ったユーザの情報(氏名、所属等)、出欠状況を確認することができます。

CSVファイル出力」ボタンをクリックすると、イベントの内容情報、開催情報、参加者情報がCSVファイルで出力されます。

 

 

各ユーザの氏名下の「メッセージを送る」ボタンをクリックした場合、

メッセージの送信画面が表示され、個人に対してメッセージを送ることができます。

 

選択チェックボックスにチェックを入れ、「チェックした人にメッセージ」ボタンをクリックした場合、

メッセージの送信画面が表示され、選択した全ユーザに対して、一斉にメッセージを送ることができます。

 

※「チェックした人を一括変更」ボタンは、当日参加以外のユーザに対してのみ使用できます。